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Archivieren &
vernichten

Ihr Unternehmen wird von lästigen Papierbergen befreit. Sobald Ihre Dokumentenarchivierung digital erfolgt, ist Papier für Sie überflüssig. Für dessen letzte Reise bieten wir Ihnen:

Unkomplizierte Abwicklung

Sind Ihre Dokumente und Akten erst einmal gescannt, werden Sie fortan wenig Verwendung dafür haben. Mittelstand wird digital lässt Sie damit nicht alleine. Wir nehmen Ihre Unterlagen einfach mit. Denn Dokumentenarchivierung bedeutet, den Prozess bis zum Ende zu denken. In unseren Lagern archivieren wir alles, was vorgegebenen Aufbewahrungsfristen unterliegt. So gehen Sie sicher, den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Und trotzdem profitieren Sie direkt vom neu gewonnenen Platz.

Sichere Archivierung

Unsere Lager sind selbstverständlich nicht öffentlich zugänglich, sodass Ihr Archiv auch in Papierform langfristig sicher aufbewahrt ist. Wir behalten für Sie den Überblick über den Ablaufzeitpunkt der Aufbewahrungsfristen und entsorgen nur das, was definitiv nicht mehr gebraucht wird. Wir garantieren Ihnen dabei selbstverständlich, dass alle relevanten Informationen stets elektronisch in Ihrem System verfügbar sind und nur entbehrliche Dokumente vernichtet werden.

Diskrete Entsorgung

Von allem Papier, das nicht weiter archiviert werden muss, trennen wir uns. Diskret und höchst vertraulich vernichten wir Ihre Dokumente, Akten und Unterlagen bis zur vollständigen Unkenntlichkeit. Dabei verfolgen wir höchste Datenschutzrichtlinien, damit wichtige Informationen Ihres Unternehmens zu jeder Zeit geschützt sind. Die entstehenden Papierabfälle recyclen wir natürlich.

Welche Vorteile habe ich durch die Aktendigitalisierung?

Durch die Digitalisierung von Akten, Dokumenten, Plänen und Fotos sparen Sie Papier, Lagerfläche und Transportkosten. In digitaler Form sind sie jederzeit online verfügbar. Sie genießen dank der Software ortsunabhängigen und schnellen Zugriff auf alle benötigten Informationen. So können Sie bspw. Ihre Unterlagen ganz bequem digital versenden. Außerdem ist es möglich, dass mehrere berechtigte Personen gleichzeitig auf die Akten zugreifen. Auch das Sichern digitaler Daten wird einfacher.

Ab wie vielen Aktenordnern lohnt sich die elektronische Archivierung?

Digitale Archivierung lohnt sich im Vergleich bereits ab dem ersten Ordner. Effizienter wird es natürlich, je umfangreicher und vollständiger Ihr Archivierungssystem aufgebaut ist. Große Datenmengen sind kein Problem, aber auch für kleine Unternehmen bieten wir entsprechende Lösungen.

Was passiert mit meinem Archiv nach dem Scannen?

Das elektronische Archivieren ist der erste Schritt. Anschließend vernichten wir auf Ihren Wunsch die gescannten Dokumente datenschutzrechtlich konform. Nur wenige Unterlagen, die rechtlich der Schriftform bedürfen (z. B. Notarverträge) sollten zusätzlich weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Wie werden die Daten bei einem Aktenordner mit Registern gespeichert?

Sie haben die Wahl. Unsere Software kann ganze Ordner elektronisch als digitale Kopie in eine Datei speichern. Oder wir gliedern einzelne Kapitel und berücksichtigen die Register. Wir gestalten die Speicherung Ihrer Informationen genau so, wie Sie es wünschen.

Meine Dokumente sind getackert. Muss ich die Heftklammern entfernen?

Wir arbeiten mit Einzugs-Scannern. Deshalb müssen die Klammern vor der Digitalisierung entfernt werden. Das Entklammern und Rückheften übernehmen wir auf Wunsch für Sie. Wichtige Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen, können wir alternativ mit einem Buchscanner einlesen.

Können Sie die digitale Archivierung auch mit gemischten Formaten und Plänen durchführen?

Unterschiedliche Formate sind für die Dokumentenarchivierung kein Problem. Pläne können bis zu 150 cm breit sein (kurze Seite).

Gibt es eine Obergrenze für die Menge des Backups?

Mühelos verarbeiten wir auch große Mengen für Ihre Datenarchivierung.

Mit welcher Auflösung scannen Sie ein?

Wir scannen in 200, 300, oder 400dpi ein. Wenn eine (OCR-) Texterkennung gewünscht wird, ist 300dpi der Standard.

Wie erhalte ich die Daten nach dem Scannen?

Wir liefern die archivierten Daten auf einem Datenträger oder per Download. Üblicherweise as PDF-Dokument oder Office-Dokumente. Auf Wunsch in allen gängigen Dateiformaten. In einem Dokumenten-Management-System lassen sich Ihre digitalisierten Unterlagen ganz einfach verwalten. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf das System und können ab sofort jederzeit ortsunabhängig damit arbeiten.

Was ist beim Scannen steuerrechtlich relevanter Akten zu beachten?

Sie dürfen Ihre Steuerakten auch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten, wenn diese zuvor durch uns digitalisiert werden. An den Scan-Prozess werden sehr hohe Anforderungen gestellt, die wir einhalten. So garantieren wir einen lückenlosen Verarbeitungsprozess unter Einhaltung der „Technischen Richtlinie rechtssicheres Scannen / TR 03138“ (TR ResiScan).

Wie sind meine Daten vor Dritten geschützt?

Jeder unserer Mitarbeiter verpflichtet sich schriftlich, die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten. So können wir für Sie vertrauliche Unterlagen wie Personalakten oder Entwicklungsdokumentationen digitalisieren. Für genauere Angaben der Sicherheitsstufen kontaktieren Sie bitte unseren Partner in Ihrer Nähe.

Muss ich Ihnen meine Dokumente aushändigen? Oder können diese auch in meinem Unternehmen gescannt werden?

Vertrauliche Daten müssen Ihr Unternehmen nicht verlassen. Die meisten unserer Partner bieten einen Vor-Ort-Service an. Gerne entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein auf Sie abgestimmtes Datenarchivierungs-Konzept. Sprechen Sie uns an!

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