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Corona? Krise? Nein, Jetzt Digital werden!

Das öffentliche Leben auf der ganzen Welt wird zunehmend von COVID-19 beeinträchtigt und die Arbeit verschiebt sich in das Home Office. Genau jetzt, wo es auf die schnelle Anpassung zur aktuellen Situation ankommt, ist die Digitalisierung von Dokumenten überlebenswichtig. Digitale Dokumente sind von überall zugreifbar und Unternehmen können flexibel Ihren Regelbetrieb auch vom Home Office weiterführen. Warum nicht jetzt die Chance nutzten?

Das öffentliche Leben auf der ganzen Welt wird zunehmend von COVID-19 beeinträchtigt und die Arbeit verschiebt sich in das Home Office. Genau jetzt, wo es auf die schnelle Anpassung zur aktuellen Situation ankommt, ist die Digitalisierung von Dokumenten überlebenswichtig. Digitale Dokumente sind von überall zugreifbar und Unternehmen können flexibel Ihren Regelbetrieb auch vom Home Office weiterführen. Warum nicht jetzt die Chance nutzten? Wir stehen Ihnen jederzeit über Telefon, E-Mail, und Telefonkonferenzen flexibel zur Verfügung.

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Dokumente scannen

Keine Sorge, wir wollen nicht Ihren ganzen Betrieb umkrempeln, sondern da helfen, wo wir Ihnen helfen können. Indem wir Ihre Dokumente, Belege und Unterlagen scannen, sparen wir für Sie Platz und vor allem Ihre wertvolle Zeit. Egal ob Aktenordner, Handbücher oder Baupläne, alles wird für Sie digital auf einen Klick verfügbar, ohne dass Sie jedes Blatt einzeln in die Hand nehmen müssen.

Und auch Patientenakten und andere sensible Unterlagen digitalisieren wir mit unserem Scanservice für Sie streng vertraulich und auf höchster Sicherheitsstufe.

Mittelstand wird digital unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen digital aufzustellen – und das, wo immer Sie uns brauchen. Unkompliziert, schnell und wenn Sie möchten direkt bei Ihnen vor Ort.

Ihre Vorteile im Überblick:

  • Mehr Platz im Büro/Betrieb
  • Schneller, ortsunabhängiger Zugriff
  • Einfaches Teilen und Versenden der Unterlagen
  • Deutschlandweiter Vor-Ort-Scanservice

Erfahren Sie mehr zu:

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Scans katalogisieren

Sind Ihre Akten und Unterlagen erst einmal gescannt, wird das Finden von gezielten Informationen ganz einfach. Wir legen Ihre Dokumente digital in Ihrem persönlichen Dokumentenmanagementsystem ab. Was groß klingt, bedeutet lediglich, dass alles sauber und sicher verwahrt ist und Sie jederzeit ganz unkompliziert Zugriff darauf haben. Eine intelligente Datenbank, mit der Sie über Schlagwörter, Kategorien und Volltexterkennung genau das finden, wonach Sie suchen.

Wie sich Ihr Alltag verbessert:

  • Dokumente in Sekundenschnelle finden
  • Kosten für Papier, Drucker und Stauraum einsparen
  • Einfach und intuitiv bedienen
  • Immer den Überblick behalten

Erfahren Sie mehr zu:

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Schnell & einfach zugreifen

Mit dem Scanservice von Mittelstand wird digital sorgen Sie nicht nur dafür, dass Ihre Unterlagen angemessen archiviert werden. Wir erstellen für Sie ein digitales Aufbewahrungssystem, das Ihre Daten revisionssicher und geschützt verwahrt.
Das Papier, das dadurch für Sie überflüssig wird, nehmen wir für Sie mit und bewahren es in unseren Lagern bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist für Sie auf. Und was entsorgt werden kann, vernichten wir streng vertraulich und fachgerecht – auf Wunsch auch bei Ihnen vor Ort.

Was wir Ihnen bieten:

  • Platz für Archive sparen
  • Sichere und transparente Aufbewahrung Ihrer Daten und Unterlagen
  • Zertifizierte Einlagerung Ihrer Akten in Papierform
  • Fachgerechte Vernichtung

Erfahren Sie mehr zu:

Mittelstand wird digital unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen auf den neuesten Stand der Digitalisierung zu bringen – und das, wo immer Sie uns brauchen. Unkompliziert, schnell und wenn Sie möchten direkt bei Ihnen vor Ort.

Revisionssichere Archivierung

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Was meint man mit dem Begriff Revisionssicherheit?

Ein Archivsystem ist dann revisionssicher, wenn es ausreichend gewährleisten kann, dass ein Dokument oder eine Rechnung vom Eintritt in das Archiv bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus nicht verändert werden oder verloren gehen kann. Im Prinzip sind alle Dokumentenmanagementsysteme als individuelle Software revisionssicher.

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Wie funktioniert Archivierung revisionssicher?

Der Service von Mittelstand wird digital ist die optimale Lösung für die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Bewahren Sie relevante und archivierungspflichtige Dokumente digital, sicher und einfach in unserer Cloud auf – ob Belege, Quittungen oder Lieferscheine: Mit uns klappt die rechtskonforme Archivierung in der Cloud z. B. in Form von elektronischen Rechnungen.

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Was sind die gesetzliche Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung?

Den rechtlichen Rahmen der Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse bildet die GoBD Verwaltungsvorschrift (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Vorgaben sind u. a.:

  • Vollständigkeit der Aufzeichnungen
  • Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit
  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Zeitvorgaben bei der Erfassung

Die mühselige Archivierung von steuerrelevanten Informationen und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gemäß der GoBD wird mit uns an der Seite Ihres Unternehmens zum Kinderspiel.

Wagen Sie den Schritt in die Digitalisierung – von der lästigen Papierablage hin zum fortschrittlichen digitalen Archiv gemäß den Anforderungen der GoBD. Sie greifen bequem über Ihre persönlichen Login-Daten auf Ihre wichtigen Unterlagen per Online-Maske im Archivportal.

Elektronische Archivierung

Ein elektronische Ablage braucht keinen Stauraum: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und sparen automatisch Zeit und Geld. Die richtige Archivsoftware bringt Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

  • Schneller Zugriff auf sämtliche digitalen Daten
  • E-Mail-Archivierung
  • Platzsparende Dauerarchivierung
  • Erteilung von Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter etc.
  • Revisionssicherheit durch lückenlose Rückverfolgbarkeit und Dokumentation

OCR Texterkennung

Optical Character Recognition (OCR) ist eine elektronische oder technische Umsetzung von Bildern mit geschriebenem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinell verschlüsselten Text. So lassen sich mittels unserer OCR-Software aus eingescannten Dokumenten, einem Screenshot oder einer Bilddatei enthaltene Texte auslesen.

Zunächst analysiert das Programm die Struktur des Bildes. Es zerlegt die Seite in Elemente wie Textblöcke, Tabellen, Bilder, einzelne Buchstaben usw. Die Zeilen werden in Wörter und dann in Zeichen getrennt. Nachdem die Zeichen extrahiert wurden, vergleicht das Programm sie mit einer Reihe von Beispielbildern. Basierend auf verschiedenen Annahmen analysiert das Programm verschiedene Varianten der Zerlegung von Zeilen in Wörter und von Wörtern in Zeichen. Nach der Verarbeitung einer großen Anzahl probabilistischer Möglichkeiten trifft das Programm schließlich die Entscheidung und präsentiert dem Nutzer das Resultat der automatischen Texterkennung.

Dokumente im Handumdrehen gesichert

Sie müssen Ihre Belege elektronisch aufbewahren?
Unser Dokumentenarchivierungs- und Retrieval-Service ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über ihre Ordner in digitaler Form.

Haben Sie ein großes Archiv mit einer Vielzahl an Akten, auf die nicht regelmäßig zugegriffen wird?
Wenn ein Blatt nicht mehr aktiv verwendet wird, Sie es aber für Referenz- oder Compliance-Zwecke benötigen, können wir dieses elektronisch archivieren und Ihnen einen sicheren Zugriff ermöglichen. Dies nennt man digitale Archivierung, und es ist eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen.

Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung einer GoBD-konformen Archivierung. Wir speichern eine Vielzahl von Dokumenten für unsere Kunden, darunter Policen, Verträge, E-Payroll uvm. Auf diese kann über ein sicheres Portal zugegriffen werden, um sie aus der Ferne zu durchsuchen, anzusehen und auszudrucken. So haben Sie und Ihre Kunden jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihnen bei Ihrer sicheren Dokumentenablage helfen können.

„Der Such- und Verwaltungsaufwand in unserem Planarchiv ist um 50% gesunken, weil wir alle relevanten Pläne digitalisiert auf unseren Büroservern abgelegt haben. Dabei hat uns Mittelstand wird digital bei der Analyse, Beratung und Umsetzung sehr geholfen.“

Max Gölkel,
Ingenieurgemeinschaft Gölkel IGG

34

Standorte

70

Mio.

Jahresumsatz

975

Tsd.

zufriedene Kunden

Unser Scanservice gibt es 34-mal in Deutschland. Das bedeutet wir sind immer in Ihrer Nähe.

Berlin

Böblingen

Bramsche

Braunschweig

Chemnitz

Ditzingen

Dreiech

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2x Düsseldorf

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Karte mit Standorten deutschlandweit
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