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Scannen &
digitalisieren

Wir bringen Ihre Papierströme ins digitale Zeitalter

Ihre Vorteile

Mehr als nur neuer Lageplatz für Ihr Unternehmen: Wir digitalisieren Ihre Dokumente, Akten und Belege. Eigentlich digitalisieren wir so ziemlich alles, was Sie gedruckt vorliegen haben. So sparen Sie nicht nur Platz, sondern vor allem Ihre wertvolle Zeit. Denn die gezielte Suche nach bestimmten Information wird rasend schnell. Und auch das Papier-Handling in Ihrer täglichen Arbeit entfällt komplett.

Unsere Software erfasst all Ihre Unterlagen mittels OCR. Dadurch kann sie alles automatisch nach Schlagwörtern, Kategorien und Indizes ordnen. Der gesamte Text wird auslesbar digitalisiert. Mithilfe der Volltexterkennung können Sie mit nur wenigen Klicks auf das Dokument und auch auf dessen Inhalt zugreifen.

Auf Wunsch gehen wir noch einen Schritt weiter: Dank der KI-Technologie von Theum lässt sich das Know-how Ihres Unternehmens bündeln. Die künstliche Intelligenz lernt aus Ihren abgelegten Dateien und weiß somit alles, was Ihr Unternehmen weiß. Die Software erstellt einen virtuellen Experten, den Sie ganz einfach fragen können, anstatt lästig zu suchen. (Mehr erfahren auf: https://www.theum.com/kognitive-suche-und-wissensfindung/)

6 Schritte zu Ihrem Erfolg

1
Kompetente Beratung durch einen unserer 34 deutschlandweiten Partner für eine Lösung, die zu Ihnen passt

2
Unkomplizierte Abholung Ihrer Unterlagen (Bei vertraulichen Informationen bieten wir Ihnen auch gerne einen Vor-Ort-Service.)

3
Videoüberwachtes Scannen von Dokumenten, Unterlagen und Akten in allen Größen und Formaten, von der Visitenkarte bis hin zum Bauplan

4
Strukturiertes Erfassen Ihrer Daten nach Schlagwörtern, Kategorien und Indizes

5
Hochsichere Verwahrung Ihrer Daten in der Cloud

6
Flexible Integration Ihrer Daten in Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe

Unsere Garantie

Während des gesamten Projekts gestalten wir alles für Sie so transparent wie nur möglich. Das Scannen erfolgt videoüberwacht und über ein vom Internet getrenntes System. Aber Ihre Daten sind nicht nur während, sondern auch nach dem Vorgang sicher verwahrt. Die eingesetzte Cloud-Lösung schützt sie vor Diebstahl und Verlust. Doch nicht nur das: Ihre Dokumente sind jederzeit digital für Sie verfügbar.

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Welche Vorteile habe ich durch die elektronische Archivierung?

Durch die Digitalisierung von Akten, Dokumenten, Plänen und Fotos sparen Sie Papier, Lagerfläche und Transportkosten. In digitaler Form sind sie jederzeit online verfügbar. Sie haben schnell und ortsunabhängig Zugriff. So können Sie bspw. Ihre Unterlagen ganz bequem digital versenden. Außerdem ist es möglich, dass mehrere berechtigte Personen gleichzeitig auf die Akten zugreifen. Auch das Sichern digitaler Daten ist einfacher.

Ab wieviel Aktenordnern lohnt sich die Digitalisierung?

Die Digitalisierung von Aktenordnern lohnt sich bereits ab dem ersten Ordner. Effizienter wird es natürlich, je umfangreicher und vollständiger Ihr digitales Archiv aufgebaut ist.

Was passiert mit meinen Unterlagen nach dem Scannen?

Nach dem Scannen können wir auf Ihren Wunsch die gescannten Dokumente datenschutzrechtlich sicher für Sie vernichten. Nur wenige Unterlagen, die rechtlich der Schriftform bedürfen (z. B. Notarverträge) sollten zusätzlich weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Wie werden die Daten bei einem Aktenordner mit Registern gespeichert?

Sie haben die Wahl. Wir können den ganzen Ordner als digitale Kopie in eine Datei speichern, wenn Sie möchten. Oder wir gliedern einzelne Kapitel und berücksichtigen die Register. Wir strukturieren genau so, wie Sie es wünschen.

Meine Dokumente sind getackert. Muss ich die Heftklammern entfernen?

Wir arbeiten mit Einzugs-Scannern. Deshalb müssen die Klammern vor der Digitalisierung entfernt werden. Das Entklammern und Rückheften übernehmen wir auf Wunsch für Sie. Wichtige Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen, können wir alternativ mit einem Buchscanner einlesen.

Können Sie die digitale Archivierung auch mit gemischten Formaten und Plänen durchführen?

Unterschiedliche Formate sind kein Problem. Pläne können bis zu 150 cm breit sein (kurze Seite).

Gibt es eine Obergrenze für die Menge der Dokumente?

Auch große Mengen an Dokumenten verarbeiten wir mit dem ersetzenden Scannen mühelos.

Mit welcher Auflösung scannen Sie ein?

Wir scannen in 200, 300 oder 400dpi ein. Wenn eine (OCR-) Texterkennung gewünscht wird, ist 300dpi der Standard.

Wie erhalte ich die Daten nach dem Scannen?

Wir liefern die archivierten Daten auf einem Datenträger oder per Download. Das Standardformat sind PDF-Dokumente. Auf Wunsch sind aber alle gängigen Dateiformate möglich. In einem Dokumenten-Management-System lassen sich Ihre digitalisierten Unterlagen ganz einfach verwalten. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff und können ab sofort jederzeit ortsunabhängig damit arbeiten.

Was ist beim Scannen steuerrechtlich relevanter Akten zu beachten?

Sie dürfen Ihre Steuerakten auch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten, wenn diese zuvor durch uns digitalisiert werden. An den Scan-Prozess werden sehr hohe Anforderungen gestellt, die wir einhalten. So garantieren wir einen lückenlosen Verarbeitungsprozess unter Einhaltung der „Technischen Richtlinie rechtssicheres Scannen / TR 03138“ (TR ResiScan).

Wie sind meine Daten vor Dritten geschützt?

Jeder unserer Mitarbeiter verpflichtet sich schriftlich, die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten. So können wir für Sie vertrauliche Unterlagen wie Personalakten oder Entwicklungsdokumentationen digitalisieren. Für genauere Angaben der Sicherheitsstufen kontaktieren Sie bitte unseren Partner in Ihrer Nähe.

Muss ich Ihnen meine Scanunterlagen aushändigen oder können diese auch in meinem Unternehmen gescannt werden?

Die meisten unserer Partner bieten auch einen Vor-Ort-Service an. So müssen vertrauliche Daten Ihren Firmensitz nicht verlassen. Gerne entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept, wie der Prozess konkret aussehen kann. Sprechen Sie uns an!

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