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Kostenfreies Erstgespräch

Ordnen &
verwalten

Ihre gesamte Archivierung in einer Hand.

Mit einem DMS haben Sie mehr Vorteile, als nur digital zu sein. Sparen Sie Zeit und vor allem wertvollen Platz. So viel, dass alle Informationen in eine Hand passen. Mit unserem Dokumentenmanagementsystem wird Ihr Arbeitsalltag:

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Effizienter

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Sicherer

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Komfortabler

Jetzt aufräumen
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Effizientes Arbeiten

Die Archivierung Ihrer Unterlagen erfolgt über die DMS-Software automatisch mit OCR. Für Ihr Dokumentenmanagement bedeutet das, dass Ihr System dank Schlagwörtern und Kategorien einen idealen Workflow garantiert. Ganz bequem können Sie Ihre Daten filtern und die Dokumente mithilfe der Volltexterkennung genau nach den gewünschten Informationen durchsuchen. Vorbei sind die Gänge ins Archiv im Keller und das Durchsehen endloser Papierstapel. Mit wenigen Klicks bringt Sie Ihr DMS ans Ziel. Und die gewonnene Zeit können Sie für wichtigere Dinge verwenden.

Sichere Verwaltung

All Ihre digitalisierten Unterlagen werden für Sie in einer hochsicheren Cloud-Lösung abgelegt. So sind Sie vor Diebstahl wichtiger Daten und geistigem Eigentum optimal geschützt. Die saubere Erfassung sorgt außerdem dafür, dass Ihre Dateien und Informationen nicht mehr versehentlich entsorgt oder verlegt werden. Vielmehr sind sie für Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall im DMS verfügbar, ohne dass Sie die Kontrolle verlieren.

Sie können sich einfach sicher sein. Unser Cloud-Service wurde komplett in Deutschland entwickelt. Und auch das Hosting und die Verwaltung Ihres Systems erfolgt von hier aus. Ihr digitales Dokumentenmanagement ist also bestmöglich vor Verlust und Spionage geschützt. Gleichzeitig erfüllen wir selbstverständlich die deutschen Richtlinien zum Datenschutz, sodass Ihr Unternehmen bestens aufgestellt ist.

Komfortable Abwicklung

Mittelstand wird digital erleichtert Ihnen nicht nur den Verwaltungsaufwand, indem wir Ihre Dokumente digitalisieren. Wir verwalten Ihr Dokumentenmanagement auch analog. Gerne verwahren wir all Ihre Unterlagen, die geregelten Aufbewahrungsfristen unterliegen, und archivieren sie bis zu deren Ablauf. Unterlagen, die nicht mehr gebraucht werden, vernichten wir diskret und streng vertraulich – auf Wunsch auch gerne direkt bei Ihnen vor Ort.

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Archivieren & vernichten
Welche Vorteile habe ich durch die Aktendigitalisierung?

Durch die Digitalisierung von Akten, Dokumenten, Plänen und Fotos sparen Sie Papier, Lagerfläche und Transportkosten. In digitaler Form sind sie jederzeit online verfügbar. Sie haben schnell und ortsunabhängig Zugriff. So können Sie bspw. Ihre abgelegte Dokumente bearbeiten oder ganz bequem digital versenden. Außerdem ist es möglich, dass mehrere berechtigte Personen gleichzeitig auf die Akten im System zugreifen. Auch das Sichern digitaler Daten ist um ein Vielfaches einfacher.

Ab wie vielen Aktenordnern lohnt es sich, das Dokumentenmanagement zu digitalisieren?

Die Digitalisierung von Aktenordnern lohnt sich bereits ab dem ersten Ordner. Effizienter wird es natürlich, je umfangreicher und vollständiger Ihr digitales Archiv aufgebaut ist. Kurz: Je vollständiger Ihr DMS, desto mehr profitiert Ihr Unternehmen. Selbst kleine Unternehmen genießen große Vorteile.

Was passiert mit meinen Unterlagen nach dem Scannen?

Nach dem Scannen können wir auf Ihren Wunsch die gescannten Dokumente datenschutzrechtlich sicher für Sie vernichten. Nur wenige Unterlagen, die rechtlich der Schriftform bedürfen (z. B. Notarverträge) sollten zusätzlich weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Wie werden die Daten bei einem Aktenordner mit Registern gespeichert?

Sie haben die Wahl. Wir können den ganzen Ordner als digitale Kopie in eine Datei speichern, wenn Sie möchten. Oder wir gliedern einzelne Kapitel und berücksichtigen die Register. Wir strukturieren Ihr DMS genau so, wie Sie es wünschen.

Meine Dokumente sind getackert. Muss ich die Klammern vorher entfernen?

Wir arbeiten mit Einzugs-Scannern. Deshalb müssen die Klammern vor der Digitalisierung entfernt werden. Das Entklammern und Rückheften übernehmen wir auf Wunsch für Sie. Wichtige Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen, können wir alternativ mit einem Buchscanner einlesen.

Können Sie die digitale Archivierung auch mit gemischten Formaten und Plänen durchführen?

Unterschiedliche Formate sind kein Problem. Pläne können bis zu 150 cm breit sein (kurze Seite).

Gibt es eine Obergrenze für die Menge der Dokumente?

Auch große Mengen an Dokumenten verarbeiten wir mit dem ersetzenden Scannen im DMS mühelos.

Mit welcher Auflösung scannen Sie ein?

Wir scannen in 200, 300 oder 400 dpi ein. Wenn eine (OCR-) Texterkennung der DMS-Software gewünscht wird, ist 300 dpi der Standard.

Wie erhalte ich die Daten nach der elektronischen Archivierung?

Wir liefern die archivierten Daten auf einem Datenträger oder per Download. Das Standardformat sind PDF-Dokumente. Auf Wunsch sind aber alle gängigen Dateiformate möglich. In einem Dokumenten-Management-System lassen sich Ihre digitalisierten Unterlagen ganz einfach verwalten. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff und können ab sofort jederzeit ortsunabhängig damit arbeiten.

Was ist beim Scannen steuerrechtlich relevanter Akten zu beachten?

Sie dürfen Ihre Steuerakten auch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten, wenn diese zuvor durch uns digitalisiert werden. An den Scan-Prozess werden sehr hohe Anforderungen gestellt, die wir einhalten. So garantieren wir einen lückenlosen Verarbeitungsprozess unter Einhaltung der „Technischen Richtlinie rechtssicheres Scannen / TR 03138“ (TR ResiScan).

Wie sind meine Daten vor Dritten geschützt?

Jeder unserer Mitarbeiter verpflichtet sich schriftlich, die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten. So können wir für Sie vertrauliche Unterlagen wie Personalakten oder Entwicklungsdokumentationen digitalisieren. Für genauere Angaben der Sicherheitsstufen kontaktieren Sie bitte unseren Partner in Ihrer Nähe.

Muss ich Ihnen meine Scanunterlagen aushändigen oder können diese auch in meinem Unternehmen gescannt werden?

Die meisten unserer Partner bieten auch einen Vor-Ort-Service an. So müssen vertrauliche Daten Ihren Firmensitz nicht verlassen. Gerne entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept, wie der Prozess konkret aussehen kann. Sprechen Sie uns an!

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