GoBD-konformes Arbeiten

Auf den ersten Blick wirken die GoBD sicherlich komplex. Doch ziemlich schnell werden Sie merken, dass die neuen Vorgaben eine Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen mit sich bringen, die Ihnen Ihre Arbeit und Geschäftsabläufe deutlich vereinfachen.

• Mit richtig geführten Büchern haben Sie einen optimalen Überblick über alle Geschäftszahlen
• Konkrete Geschäftszahlen erlauben Rückschlüsse auf interne Prozesse
• Interne Abläufe lassen sich dadurch einfacher optimieren
• Kostenersparnis: Sie müssen kein Geld mehr für Porto von Rechnungen, Papier, Tinte, Toner und Lagerfläche Ihrer Dokumente ausgeben
• Zeitersparnis: Die digitale Übertragung von Rechnungen ist schneller als der Postweg und lässt sich automatisieren
• Höhere Genauigkeit: Dank innovativer Software können Rechnungsdaten automatisch übernommen werden. Fehler, die bei händischer Übertragung entstehen können, werden vermieden
• Durch weniger Einsatz von Papier und Tonermaterial werden Ressourcen und die Umwelt geschont

Fast die gesamte Unternehmenslandschaft ist von der GoBD betroffen. Jedoch treffen einige Vorgaben auf manche Betriebe mehr, auf andere eher weniger zu. Unerlässlich ist zweifelsohne das GoBD-konforme Arbeiten. Diese grundlegenden Punkte gilt es neben den allgemeinen Anforderungen zu beachten:

1. Belegwesen
2. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge
3. Internes Kontrollsystem
4. Datensicherheit
5. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen der Daten
6. Aufbewahrung
7. Nach­voll­zieh­bar­keit und Nachprüfbarkeit

Da jedes Unternehmen auf unterschiedliche Abläufe vertraut, ist in der GoBD keine allgemein gültige Aussage über Form, Inhalt und genauen Umfang der erforderlichen Unterlagen vorgeschrieben. Wie Sie die Vorgaben umsetzen, ist Ihnen überlassen, solange im Grundsatz das eingehalten wird, was gefordert wird. Als Faustregel gilt: Ihre Daten müssen transparent, nachvollziehbar und überprüfbar sein.

Es ist wie bei der Steuererklärung Ihres Unternehmens: Sie kommen nicht um sie herum. Schon kurz nach der Veröffentlichung der GoBD waren sich viele Unternehmen, besonders kleinere und mittelständische, nicht sicher, wie sie neben dem Tagesgeschäft die neuen Vorgaben richtig umsetzen können. Die Verwaltungsvorschrift schreibt zwar bindende Richtlinien vor, aber wie bei den Vorgängern GDPdU und GoBS gibt es an Stellen Formulierungen, die nur gefühlte Interpretationsspielräume lassen.

Das 37-seitige Schreiben des Finanzministeriums regelt relevante Geschäftsabläufe über Aufbewahrungsregeln bis hin zur Buchhaltungsaufzeichnung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten.

Klingt aufwändig, aber dank intelligenter Software und Experten von Mittelstand wird digital an Ihrer Seite können Sie die GoBD ganz gelassen sehen und sich auf das konzentrieren, was Sie auszeichnet: Ihr Unternehmen.