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Corona? Krise? Nein, Jetzt Digital werden!

Das öffentliche Leben auf der ganzen Welt wird zunehmend von COVID-19 beeinträchtigt und die Arbeit verschiebt sich in das Home Office. Genau jetzt, wo es auf die schnelle Anpassung zur aktuellen Situation ankommt, ist die Digitalisierung von Dokumenten überlebenswichtig. Digitale Dokumente sind von überall zugreifbar und Unternehmen können flexibel Ihren Regelbetrieb auch vom Home Office weiterführen. Warum nicht jetzt die Chance nutzten?

Das öffentliche Leben auf der ganzen Welt wird zunehmend von COVID-19 beeinträchtigt und die Arbeit verschiebt sich in das Home Office. Genau jetzt, wo es auf die schnelle Anpassung zur aktuellen Situation ankommt, ist die Digitalisierung von Dokumenten überlebenswichtig. Digitale Dokumente sind von überall zugreifbar und Unternehmen können flexibel Ihren Regelbetrieb auch vom Home Office weiterführen. Warum nicht jetzt die Chance nutzten? Wir stehen Ihnen jederzeit über Telefon, E-Mail, und Telefonkonferenzen flexibel zur Verfügung.

Digitalisierung &
die Coronakrise

Warum die digitale Transformation jetzt so wichtig ist

Lockdown – und nun?

Es kam quasi über Nacht: Auf einmal sollten alle zuhause bleiben, um sich und andere vor einer Ansteckung zu schützen. Viele Unternehmen schicken freiwillig ihre Mitarbeiter ins Homeoffice, wo immer es geht. Eine großflächige Rückkehr ins Büro ist vorerst nicht absehbar.

Das bringt für Firmen einige Herausforderungen mit sich: Denn nach wie vor wird in vielen Büros und Verwaltungen mit Papier gearbeitet. Ob Formulare, Belege, Rechnungen oder Anträge – was auf Papier vorliegt, liegt häufig nur einmal vor. Glücklich, wer frühzeitig auf digitale Dokumente umgestellt hat.

Alles Wichtige griffbereit halten

Die Coronakrise zeigt deutlich, wie wichtig die Digitalisierung von Dokumenten ist, um in dieser Zeit arbeitsfähig zu bleiben, besonders, da nicht so recht absehbar ist, wann der Lockdown beendet sein wird. Gerade für reibungslose Arbeitsprozesse und gleichbleibende Produktivität benötigen Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Dokumente.

Digitale Dokumente sind nicht nur unternehmensweit verfügbar, sondern enthalten dank der Erfassung mit OCR praktische Zusatzfunktionen, die die Arbeit effizienter gestalten: automatische Sortierung nach Schlagwörtern, Kategorien oder Indizes oder auch Volltexterkennung. Mit wenigen Klicks können Mitarbeiter auf die Dokumenteninhalte zugreifen – egal wo sie aktuell arbeiten. Und dank hochsicherer Verwahrung Ihrer Daten in der Cloud brauchen Sie sich keine Sorgen um Diebstahl oder Verlust machen.

Die Krise als Chance

In Deutschland haben sich bisher viele Unternehmen mit der Digitalisierung schwergetan und den Neuerungsprozess in die nähere oder ferne Zukunft geschoben. Die Coronakrise sollte man deshalb auch als Chance sehen: Die Chance nämlich, mit zügigen Schritten in der digitalen Realität anzukommen und für die Zukunft gerüstet zu sein.

Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein essenzieller Schritt auf diesem Prozess und kann unter Umständen das Überleben von Unternehmen entscheiden. Eins ist jedenfalls klar: eine Rückkehr ins analoge Zeitalter kommt so schnell nicht. Nutzen Sie diese Krise als Chance – wir stehen als Partner an Ihrer Seite.

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Welche Vorteile habe ich durch die elektronische Archivierung?

Durch die Digitalisierung von Akten, Dokumenten, Plänen und Fotos sparen Sie Papier, Lagerfläche und Transportkosten. In digitaler Form sind sie jederzeit online verfügbar. Sie haben schnell und ortsunabhängig Zugriff. So können Sie bspw. Ihre Unterlagen ganz bequem digital versenden. Außerdem ist es möglich, dass mehrere berechtigte Personen gleichzeitig auf die Akten zugreifen. Auch das Sichern digitaler Daten ist einfacher.

Ab wieviel Aktenordnern lohnt sich die Digitalisierung?

Die Digitalisierung von Aktenordnern lohnt sich bereits ab dem ersten Ordner. Effizienter wird es natürlich, je umfangreicher und vollständiger Ihr digitales Archiv aufgebaut ist.

Was passiert mit meinen Unterlagen nach dem Scannen?

Nach dem Scannen können wir auf Ihren Wunsch die gescannten Dokumente datenschutzrechtlich sicher für Sie vernichten. Nur wenige Unterlagen, die rechtlich der Schriftform bedürfen (z. B. Notarverträge) sollten zusätzlich weiterhin im Original aufbewahrt werden.

Wie werden die Daten bei einem Aktenordner mit Registern gespeichert?

Sie haben die Wahl. Wir können den ganzen Ordner als digitale Kopie in eine Datei speichern, wenn Sie möchten. Oder wir gliedern einzelne Kapitel und berücksichtigen die Register. Wir strukturieren genau so, wie Sie es wünschen.

Meine Dokumente sind getackert. Muss ich die Heftklammern entfernen?

Wir arbeiten mit Einzugs-Scannern. Deshalb müssen die Klammern vor der Digitalisierung entfernt werden. Das Entklammern und Rückheften übernehmen wir auf Wunsch für Sie. Wichtige Unterlagen, die nicht geöffnet werden dürfen, können wir alternativ mit einem Buchscanner einlesen.

Können Sie die digitale Archivierung auch mit gemischten Formaten und Plänen durchführen?

Unterschiedliche Formate sind kein Problem. Pläne können bis zu 150 cm breit sein (kurze Seite).

Gibt es eine Obergrenze für die Menge der Dokumente?

Auch große Mengen an Dokumenten verarbeiten wir mit dem ersetzenden Scannen mühelos.

Mit welcher Auflösung scannen Sie ein?

Wir scannen in 200, 300 oder 400dpi ein. Wenn eine (OCR-) Texterkennung gewünscht wird, ist 300dpi der Standard.

Wie erhalte ich die Daten nach dem Scannen?

Wir liefern die archivierten Daten auf einem Datenträger oder per Download. Das Standardformat sind PDF-Dokumente. Auf Wunsch sind aber alle gängigen Dateiformate möglich. In einem Dokumenten-Management-System lassen sich Ihre digitalisierten Unterlagen ganz einfach verwalten. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff und können ab sofort jederzeit ortsunabhängig damit arbeiten.

Was ist beim Scannen steuerrechtlich relevanter Akten zu beachten?

Sie dürfen Ihre Steuerakten auch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten, wenn diese zuvor durch uns digitalisiert werden. An den Scan-Prozess werden sehr hohe Anforderungen gestellt, die wir einhalten. So garantieren wir einen lückenlosen Verarbeitungsprozess unter Einhaltung der „Technischen Richtlinie rechtssicheres Scannen / TR 03138“ (TR ResiScan).

Wie sind meine Daten vor Dritten geschützt?

Jeder unserer Mitarbeiter verpflichtet sich schriftlich, die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes einzuhalten. So können wir für Sie vertrauliche Unterlagen wie Personalakten oder Entwicklungsdokumentationen digitalisieren. Für genauere Angaben der Sicherheitsstufen kontaktieren Sie bitte unseren Partner in Ihrer Nähe.

Muss ich Ihnen meine Scanunterlagen aushändigen oder können diese auch in meinem Unternehmen gescannt werden?

Die meisten unserer Partner bieten auch einen Vor-Ort-Service an. So müssen vertrauliche Daten Ihren Firmensitz nicht verlassen. Gerne entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam ein Konzept, wie der Prozess konkret aussehen kann. Sprechen Sie uns an!

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