Mit professionellem Scanservice Ablagenchaos loswerden

Mittelstand wird digital unterstützt Sie dabei, Ihr Unternehmen auf den neuesten Stand der Digitalisierung zu bringen – und das, wo immer Sie uns brauchen. Unkompliziert, schnell und wenn Sie möchten direkt bei Ihnen vor Ort.

Ein Archivsystem ist dann revisionssicher, wenn es ausreichend gewährleisten kann, dass ein Dokument oder eine Rechnung vom Eintritt in das Archiv bis zur endgültigen Speicherung und darüber hinaus nicht verändert werden oder verloren gehen kann. Im Prinzip sind alle Dokumentenmanagementsysteme als individuelle Software revisionssicher.

Der Service von Mittelstand wird digital ist die optimale Lösung für die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Bewahren Sie relevante und archivierungspflichtige Dokumente digital, sicher und einfach in unserer Cloud auf – ob Belege, Quittungen oder Lieferscheine: Mit uns klappt die rechtskonforme Archivierung in der Cloud z. B. in Form von elektronischen Rechnungen.

Den rechtlichen Rahmen der Verfahrensdokumentation für elektronische Rechnungsprozesse bildet die GoBD Verwaltungsvorschrift (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Vorgaben sind u. a.:

• Vollständigkeit der Aufzeichnungen
• Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit
• Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
• Zeitvorgaben bei der Erfassung

Die mühselige Archivierung von steuerrelevanten Informationen und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gemäß der GoBD wird mit uns an der Seite Ihres Unternehmens zum Kinderspiel.

Wagen Sie den Schritt in die Digitalisierung – von der lästigen Papierablage hin zum fortschrittlichen digitalen Archiv gemäß den Anforderungen der GoBD. Sie greifen bequem über Ihre persönlichen Login-Daten auf Ihre wichtigen Unterlagen per Online-Maske im Archivportal.

Ein elektronische Ablage braucht keinen Stauraum: Systeme zur digitalen Archivierung optimieren die Vorgänge in Ihrem Unternehmen und sparen automatisch Zeit und Geld. Die richtige Archivsoftware bringt Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen:

• Schneller Zugriff auf sämtliche digitalen Daten
• E-Mail-Archivierung
• Platzsparende Dauerarchivierung
• Erteilung von Zugriffsberechtigungen an Mitarbeiter etc.
• Revisionssicherheit durch lückenlose Rückverfolgbarkeit und Dokumentation

Optical Character Recognition (OCR) ist eine elektronische oder technische Umsetzung von Bildern mit geschriebenem, handgeschriebenem oder gedrucktem Text in maschinell verschlüsselten Text. So lassen sich mittels unserer OCR-Software aus eingescannten Dokumenten, einem Screenshot oder einer Bilddatei enthaltene Texte auslesen.

Zunächst analysiert das Programm die Struktur des Bildes. Es zerlegt die Seite in Elemente wie Textblöcke, Tabellen, Bilder, einzelne Buchstaben usw. Die Zeilen werden in Wörter und dann in Zeichen getrennt. Nachdem die Zeichen extrahiert wurden, vergleicht das Programm sie mit einer Reihe von Beispielbildern. Basierend auf verschiedenen Annahmen analysiert das Programm verschiedene Varianten der Zerlegung von Zeilen in Wörter und von Wörtern in Zeichen. Nach der Verarbeitung einer großen Anzahl probabilistischer Möglichkeiten trifft das Programm schließlich die Entscheidung und präsentiert dem Nutzer das Resultat der automatischen Texterkennung.

Sie müssen Ihre Belege elektronisch aufbewahren?
Unser Dokumentenarchivierungs- und Retrieval-Service ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle über ihre Ordner in digitaler Form.

Haben Sie ein großes Archiv mit einer Vielzahl an Akten, auf die nicht regelmäßig zugegriffen wird?
Wenn ein Blatt nicht mehr aktiv verwendet wird, Sie es aber für Referenz- oder Compliance-Zwecke benötigen, können wir dieses elektronisch archivieren und Ihnen einen sicheren Zugriff ermöglichen. Dies nennt man digitale Archivierung, und es ist eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen.

Wir helfen Ihnen bei der Umsetzung einer GoBD-konformen Archivierung. Wir speichern eine Vielzahl von Dokumenten für unsere Kunden, darunter Policen, Verträge, E-Payroll uvm. Auf diese kann über ein sicheres Portal zugegriffen werden, um sie aus der Ferne zu durchsuchen, anzusehen und auszudrucken. So haben Sie und Ihre Kunden jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente.

Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihnen bei Ihrer sicheren Dokumentenablage helfen können.